Regnskab april – december 2022
Forretningsorden for Grundejerforeningen Kongshøjparken.
1. Sammensætning og mødedeltagelse.
Bestyrelsen er sammensat som angivet i vedtægternes § 15
Suppleanten kan deltage.
2. Opgaver og kompetence.
Bestyrelsen tager beslutning om følgende: som beskrevet i vedtægternes § 15 til 20
Bestyrelsen udøver kun sin virksomhed i forbindelse med møder, og bortset fra formand og næstformand kan intet medlem uden bestyrelsens tilladelse tegne bestyrelsen eller udøve beføjelser på bestyrelsens vegne.
Det er bestyrelsens opgave at fastsætte dato for den årlige generalforsamling.
Herunder udarbejde årsberetning.
3. Møder.
Bestyrelsesmøder afholdes min. én gang i kvartalet.
Der kan på formandens foranledning afholdes ekstraordinære bestyrelsesmøder.
Der skal desuden indkaldes til ekstraordinært møde, hvis mindst to bestyrelsesmedlemmer fremsætter ønske herom. Et sådant ønske skal være ledsaget af forslag til motiveret dagsorden.
Uanset benævnelse nummereres bestyrelsesmøderne fortløbende i generalforsamlingsåret.
4. Indkaldelse.
Formand foranlediger medlemmerne skriftligt indkaldt til bestyrelsesmøderne med normalt en uges varsel og med angivelse af dagsorden.
Ekstraordinære møder indkaldes på samme måde, idet varslet dog kan nedsættes til tre dage. I hastesager kan der undtagelsesvis indkaldes telefonisk eller på anden vis kortere varsel.
I så tilfælde angives ikke forud egentlig dagsorden, men alene emnet eller emnerne for mødet.
5. Afbud.
Bestyrelsens medlemmer har mødepligt.
Såfremt et medlem får forfald, gives meddelelse herom snarest muligt. I tilfælde af påregneligt langvarigt forfald indkaldes suppleant. Ved længerevarende forfald forstås normalt en sammenhængende periode af mere end 3 måneders varighed.
6. Dagsorden.
I dagsordenen indgår normalt følgende punkter:
1. Godkendelse af dagsorden
2. Godkendelse af referat
3. Regnskab – og budgetopfølgning,
4. Sager til beslutning
5. Mundtlig orientering
6. Eventuelt
Dagsorden for det enkelte møde kan ændres for så vidt angår punkternes antal og rækkefølge.
Punkt 1 og 2 skal dog altid i dagsordenen.
Under punkt 5 optages sådanne sager, som kun skønnes at have orienterende karakter.
Dagsorden for bestyrelsesmøderne fastlægges af formanden, herunder stillingtagen til forslag til punkter indkommet fra medlemmer/bestyrelsesmedlemmer. Dagsorden udsendes normalt sammen med indkaldelsen til bestyrelsesmødet.
7. Referat.
Der udarbejdes beslutningsreferat med kort angivelse af bestyrelsens konklusioner.
I beslutningsreferatet anføres kun, om beslutningen er enstemmige eller er flertalsbeslutninger. Bestyrelsesmedlemmer kan dog i særlige tilfælde kræve deres standpunkt ført til referat.
Beslutningsreferatet udsendes senest 2 uger efter afholdelse af bestyrelsesmødet til alle Bestyrelsesmedlemmer samt suppleant.
Indsigelser til referatet skal være referenten i hænde senest en uge efter udsendelsen.
Referatet godkendes endeligt på næstfølgende bestyrelsesmøde.
Indsigelser skal sendes til alle.
Bestyrelsen træffer på hvert møde beslutning om, hvad der skal på hjemmesiden.
8. Mødets ledelse.
Bestyrelsens møder ledes af formanden, i tilfælde af dennes forfald af næstformanden.
9. Beslutningsdygtighed.
Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mødet er lovligt indkaldt, og når mindst 3 medlemmer, herunder formand eller næstformand, er til stede.
Bestyrelsen træffer sine beslutninger ved almindeligt stemmeflerhed. Ved stemmelighed kan sagen udsættes til næste bestyrelsesmøde, med mindre afgørelsen er uopsættelig. I så tilfælde er formandens stemme udslagsgivende.
Bestyrelsen kan kun deltage i bestyrelsens afgørelser og afstemninger, når de personligt er til stede under disse.
Når formand og næstformand anser det for nødvendigt eller hensigtsmæssigt, kan en sag undtagelsesvis sendes til skriftlig afgørelse blandt bestyrelsens medlemmer
10. Diskretionspligt.
Der påhviler bestyrelsens medlemmer samt deltagere i bestyrelsesmøder tavsheds-og diskretionspligt i forhold til den viden, som de får i forbindelse med bestyrelsens arbejde.
Møde materiale er at betragte som arbejdspapirer for bestyrelsens medlemmer og deltagerne
i møderne.
For notat: Irene Kofoed-Nielsen
Godkendt på bestyrelsesmøde d.6 maj 2019.